KPI’er i fokus: Uden mål kan man ikke score

For Convena, en internationalt anerkendt leverandør af IT, er overblik og systematisering afgørende for en profitabel vækst. Med over 300.000 varenumre, et forgrenet netværk af kunder og leverandører og en leveringstid på under 24 timer i hele Europa, er det dog lettere sagt end gjort.

Her fortæller ejer og Procurement Director, Peter Garber, om deres projekt med ABC Cloud, og hvordan de har forøget deres omsætningshastighed med 19%

Øget kompleksitet og vækst krævede systematisering

Hvorfor besluttede I at anvende ABC Cloud?

»Jamen i kraft af, at vi udvidede vores sortiment kraftigt og tilkøbte en virksomhed, kom der rigtigt mange varenumre til. Den udvikling krævede en højere grad af systematisering og struktur, og det havde vi brug for at få nogle værktøjer til at hjælpe os med. Så den øgede kompleksitet var en af de primære faktorer.«

»Derudover ville vi gerne kunne se, hvordan vores nøgletal og KPI’er udviklede sig over tid. Før vi startede på ABC Cloud, var det et stort manuelt arbejde at danne os et overblik over, hvordan det enkelte varenummer performede ud fra de excel ark, vi sad med. I dag havde det været tæt på en umulig opgave.«

Struktur med faste målsætninger

Hvordan har I helt konkret opnået øget struktur? 

»Vi har eksempelvis opstillet nogle fokuserede mål for vores product managers ud fra nogle KPI’er, som vi monitorerer i ABC Cloud. Vi måler helt konkret på produktområdets indtjening i forhold til budget, omsætningshastighed og stock availability. Dog måler vi kun på nogle bestemte ABC kategorier. Det ville jo ikke give mening at måle stock availability på døde varer. Så vi fokuserer i stedet på hele A-kolonnen og B-kolonnen i vores ABC matrix, hvor vi så har opsat specifikke mål for hver ABC kategori.«

»Tidligere blev man målt på indtjening i forhold til budget, men ofte har man som product manager bare ikke den samme påvirkning på indtjeningen. Man er afhængig af, at sælgerne gør deres arbejde, produktet perfomer godt osv.«

»Og der kan vi nu mærke fordelen i arbejdet med ABC Cloud. Vores Product Managers bliver ikke længere forvirrede over de mange nye produkter, der kommer til. Platformen er for dem blevet en slags base, de arbejder ud fra. Det med til at spare os en masse ressourcer og tid.«

Klar retning med gennemsigtighed

Og hvad har I fået ud af at gøre det på den måde?

»Vi kan se, at det har en klar positiv effekt på Product Managernes nøgletal. Der bliver arbejdet meget mere målrettet på lige præcis de områder, vi har fastsat som vigtige. Og så har det i høj grad været med til at skabe struktur. Nu arbejder alle Product Managerne i samme retning.«

»Derudover er der også vigtig lærdom i dette. Fordi Product Managerne er blevet involveret i så høj en grad, har de fået en mere grundlæggende forståelse for, hvordan KPI’erne også spiller sammen. Vi kan opstille nok så mange retningslinjer og regler, men det har ingen effekt, hvis ikke de har en forståelse for, hvordan deres beslutninger påvirker KPI’erne og virksomhedens overordnede mål. De skal kunne reflektere over det i dagligdagen. Med de KPI’er og mål, vi nu har udviklet, får vi alle aspekter med i forretningen, og de kan se det bredere perspektiv.«

Og hos Convena ses det gode arbejde på bundlinjen. Product managerne når deres mål, og virksomheden har formået at øge omsætningen med 8% samtidig med, at de har sænket lagerværdien med 9%.

Læs også: INTERVIEW: »Vi har meget lettere ved at træffe rigtige valg«

Fælles sprog med ABC koder

»Vi begynder også i ledelsen at bruge ABC mere og mere. Eksempelvis på vores lager. Her kigger vi på varen, hvornår den er indkøbt, og om det er en AA vare eller en CC osv. På den måde bruger vi ABC koder som et supplement til dialog i ledelsen. Og så bruger vi det, når vi ovenfra udvikler politikker til hele virksomheden.«

» Forbedring i KPI’erne – men vores arbejde stopper ikke her«

Hvad er så de største wins med det her arbejde?

»Altså omsætningshastigheden er noget af det, vi virkelig også kigger på. Og den har haft en positiv udvikling og er blevet øget med 19%. Og så kan vi mærke, at det fokuserede arbejde med KPI’erne  og strukturen, som ABC Cloud giver, gør folk langt mere motiverede.«

»Vi anskuer dog vores arbejde med ABC Analyzer og ABC Cloud som ‘ongoing’. Det vil sige, at vi ikke ser det som et projekt, der har en afslutning, men derimod som noget, vi vil fortsætte på. Det skal løbende hjælpe os med at udvikle og forbedre os. Et sted, vi nu kan arbejde en hel del, er på vores overstock og vores non-stock items, som er en blanding af døde varer og B2B varer.«

Customer Success som sparringspartner

»Når vi i processen gav udtryk for, hvor vi gerne ville hen, og så var Customer Success gode til at gribe bolden og være på sidelinjen som en sparringspartner. På den måde har vi aldrig stået alene. Og så synes jeg, at de har formået at forstå kompleksiteten i vores virksomhed og sætte sig ind i, hvem vi er, og hvad vi har brug for.«

»Derudover har Customer Success løbende taget fat i hver af vores product managers og talt med dem om, hvordan de kan gøre det bedre. På den måde har de hjulpet dem på vej til at opnå deres månedlige KPI’er. Så vores product managers er hele tiden blevet taget i hånden. Og det har ikke været med opfordring fra os.«

Om Convena Distribution A/S

Convena Distribution A/S er en international IT-distributør med mere end 300.000 forskellige varer og et stort internationalt netværk af leverandører. Convena Distribution A/S er repræsenteret med kunder og leverandører i mere end 75 lande og har etableret kontorer i Danmark (hovedkontor), England, Frankrig, Holland og Sverige. Convena Distribution A/S tilbyder hurtig service, dag-til-dag levering og skræddersyede digitale løsninger herunder; Edi, webservices, prisfiler og webshop.