Specific Pharma: »Vi sparede 500.000 kr. på ét klik«

På trods af sin korte, ti-årige levetid har den danske medicinalvirksomhed, Specific Pharma, været på en større vækstrejse. Deres udvikling og den barske branche stiller store krav til virksomhedens indkøbsafdeling. Her fortæller Administrerende Direktør, Uffe Kåre Jensen og Purchaser, Josefine S. Christensen, hvordan de har sikret et sundere lager, bedre samarbejde på tværs og en besparelse på 500.000 kr. ved bare ét klik.


Adm. Direktør: »Vores vindue for at få varer afsat lukkes enormt hurtigt«


Hvad var formålet med ABC Cloud?
»Vi ville gerne minimere tab på bundlinjen og forbedre indtjeningen. Vi har haft et overlager som er steget, og vi har manglet både strategier og værktøjerne til at håndtere det.«

Projektet tager udgangspunkt i “Nordstjernen” som er det strategiske kompas i Specific Pharma.

»Derudover opererer vi med varer, der har en meget kort holdbarhed. Og det betyder, at vores vindue for at få dem afsat hurtigt lukkes, hvilket kan resultere i en del tab.« Forklarer Uffe.

Josefine tilføjer:

»Mange kan føle, at de kender forretningen og har en god mavefornemmelse. Men vi kunne bare mærke, at vi ikke længere kunne træffe beslutninger baseret på en mavefornemmelse. Der var flere situationer, hvor vi ikke slog til i forhold til kundernes behov. Og hvor vi ikke kunne vinde tenderudbud, fordi vi ikke fik budt ordentlig ind.

Derudover er vi også vokset rigtigt meget på kort tid. Og så har markedet og vores konkurrenter ændret sig. Så vi er nødt til at styre vores forretning mere intelligent. Og der manglede vi et værktøj til at styre og differentiere vores varelager, så vi har de rigtige varer på lager, når vi har brug for dem.«

Èt klik sparede os 500.000 kroner

»Efter vi har fået ABC Cloud, kan vi se, at vi slet ikke har behov for at lave de samme indkøb som tidligere. Og det har gjort, at vi har sparet en masse penge. Faktisk sparede vi en halv mio. kr. ved at annullere en række gamle restordrer, som vi ellers nok ville have overset. Alt sammen på ét enkelt klik ved hjælp af en af rapporterne, som vi har bygget i samarbejde med ABC Softwork.« Siger Josefine og fortsætter.

»Det her værktøj, som kan lære os noget om vores sortiment, vores produkter, leverandører og fordelingen af vores forretning, har gjort en kæmpe forskel.

Det er faktisk blevet grundstenen i vores indkøbsafdeling. Altså det kan godt være, at lagerværdien er den samme, men mængden repræsenteret i ABC kategorierne er noget helt andet. Og det gør jo, at vores lagerværdi er mere værd. Med andre ord så tjener vi flere penge på det varelager, vi har nu, end vi gjorde tidligere.

Og så sparer det os en masse tid. Før skulle vi trække en masse queries fra vores systemer, samle det i en Excel-fil og dele den med alle. Nu kan vores kvalitetschef blandt andet selv trække en opdateret rapport hver dag over alle de varer, vi måtte have i karantæne. Det er altså ikke kun i indkøbsafdelingen, at vi nyder godt af ABC Cloud.«



Fokuseret arbejde med udvalgte områder og konkrete mål

Så hvad har I helt konkret gjort?

»Sammen med ABC Softwork har vi defineret tre fokusområder for vores produkter. Disse områder kalder vi “salgbar”, “minimer tab” og “undgå tab”. ABC Softwork anbefalede os, at vi satte nogle mål, som vi kan arbejde hen imod og bruge til at holde øje med, hvordan det går. Så fx har vi bestemt, at vi på vores A-produkter skal have en rækkeevne på tre-fire måneder og en servicegrad på 98%.

Og for at det skal lykkes har vi sat nogle rapporter op som skal hjælpe os med at overvåge de mål og nå hen til dem.«

Josefine viser mig deres opsætning i ABC Cloud og forklarer:

»Som du kan se, så fortæller ABC Cloud mig alt, hvad jeg har brug for at vide. Jeg har en rapport over åbne indkøbsordrer, restordrer, info om kunderne osv. Det er alt sammen trukket fra vores ERP system. Derudover har ABC Softwork sørget for, at vi kan se rapporter over:

1. Hvad vi har solgt de sidste tre måneder
2. Udviklingen i salget
3. Hvor mange rækkeevnedage, jeg har, baseret på forecast.

Og de tre rapporter er helt geniale og udgør faktisk grundlaget for alt, kan man sige. Så den her meget simple løsning gør en verden til forskel for os.«

ABC Cloud som rapporteringsværktøj til bestyrelsen

»Min tidligere kollega var meget optaget af Power BI, der kan visualisere data. Og så fandt han ud af, at det kan lade sig gøre i ABC Cloud.

Derfor bruger vi ABC Cloud til at rapportere til bestyrelsen. Hver måned kigger vi sammen på, hvordan vores lagerværdi udvikler sig, og hvordan den fordeler sig på flowprodukter, produkter i salg, i overstock og i de forskellige kategorier.

ABC Cloud har alt, hvad jeg skal bruge for at forklare vores bestyrelse, hvad de 22 mio. kr. dækker over. Og det tager mig måske et kvarter at indberette de her tal – men det skal du ikke fortælle til nogen!« Siger Josefine og griner.

»Før var det en umulig opgave. Jeg kunne godt vise dem lagerværdien, men vi havde ikke en jordisk chance for at vise, hvordan det fordelte sig. Og hvad der egentlig fyldte mest.

Og bestyrelsen synes, at det er fantastisk. Nu kan de gå meget mere i dybden med vores varelager.«

Forbedret samarbejde med salg

»I salg er det også allerede et effektivt værktøj. Vores salgschef har adgang til ABC Cloud, hvor han kan se kommentarer, vi har skrevet til produkterne. Det gør, at vi slipper for en del møder, fordi han med det samme kan se, hvorfor vi har de varer. På den måde deler vi langt hurtigere og nemmere information med hinanden. Og vi servicerer bedre, fordi vi har de rigtige varer på lager.

Før var strategien at sørge for at have det hele på lager for at sikre, at vi i ramte plet. Nu kan vi bedre rette os efter, hvad der rent faktisk er efterspørgsel på.«

En lys fremtid hos Specific Pharma

Uffe fortæller:
»Da det var værst havde vi en scrap på omkring 5-6 mio kr. – vi skal ned på omkring 2 mio kr. Så det er faktisk to tredjedele. Og det er modigt. Og det vil vi gerne have gjort i løbet af en to-års periode.«

Josefine: »Vi tripper for at få det bredt endnu mere ud i organisationen. Vi har faktisk måttet beherske os. Troels (ABC Softwork) har flere gange sagt ”rolig nu – lad os tage den her afdeling først”. Men det er svært, når sådan en verden pludselig bare åbner sig for en.« Josefine griner igen og rejser sig for at give mig en rundtur i deres kontorer i Rødovre.

SPECIFIC PHARMA

Specific Pharma specialiserer sig i at levere ulicenseret medicin til særlige formål såsom kliniske test og mangel på medicin. Denne særlige branche stiller høje krav til virksomhedens kvalitetskontrol igennem hele værdikæden og dermed også deres indkøbs – og salgsprocesser. Virksomheden blev stiftet i 2010 og har siden da formået at skabe en omsætning på over 130.000 t.kr.