Observationer fra marken: Optimeringsresultater opstår når “de ansvarlige” mestrer basal projektledelse.
Her anbefalinger, baseret på implementering af ny software hos knap 200 kunder.
- Skab enighed om de udfordringer I vil angribe
- Opsæt veldefinerede mål
- Arbejd struktureret med fremdriften i projektet
- Gør det klart for ledelsen hvor mange ressourcer det nye projekt vil ”tage” fra driften – og få et ”ok”
- Afhold opfølgningsmøder med fast interval: Analysér indsats og effekt
- Sørg for at have en veldefineret rolle- og ansvarsbeskrivelse
5 faser der skaber vedvarende effekt og værdi
Det er ikke tilfældigt om en ny software og en virksomhed kommer til at spille sammen. Der er 5 afgørende faser en virksomhed skal navigere sikkert igennem. Målet er at optimere, og skabe vedvarende effekt & værdi for virksomheden. Læs artiklen eller deltag på oktober workshop’en (2014)
Fase 1. Sæt et mål
Start med at skabe konsensus omkring projektets overordnede formål. Involvér medarbejdere som skal føre projektet ud i livet, samt de personer der administrerer ressourcer projektet afhænger af.
“If you don’t know where you are going, any road will get you there.” [Alice in Wonderland].
Det kan være svært at definere detaljerne i et projekt fra starten. Fortvivl ikke. Meningsdannelsen og definitionen af målsætningen vil blive tydeligere som projektet skrider frem. Start med at definere: Hvad vil I løse med dette projekt?
Fase 2. Afgræns dit mål – fjern halvdelen
Det er svært at begrænse sig og skære gode ideer fra når energien er på sit højeste. Omvendt er fokus og prioritering alfa omega for projektets succes og videre udvikling. Mange virksomhederne vil gerne i gang med at analysere deres leverandører, optimere deres lager og segmentere deres kunder på én gang. Det handler om at dele projektet op i del-faser og kanalisere energien der hen hvor der er mest værdi. Vi deler typisk et projekt op i tre faser: Produkt-analysen, leverandør- og kunde-analysen.
Fase 3. Beskriv de nye arbejdsgange helt ned i detaljen
Når målet (projektrammen) er på plads bliver det tydeligt hvilke forretnings- og procesmæssige tiltag det kræver førend I når i mål. I et ABC projekt handler denne fase om at udvikle sin analyse i ABC Analyzer og definere 3-5 rapporter. Men dette er kun første skridt! Styregruppen skal definere hvilke handlinger der knyttes til hver rapport: Kort sagt: Hvad skal hver enkelt medarbejder gøre med sin(-e) rapporter?
Aktionsdesign – fra analyse til konkret aktion
Der skal defineres et “aktions-design” til hver ABC rapport. Dette forklarer hvordan den enkelte medarbejder skal behandle varerne i rapporten, f.eks. kan rapporten “AC varer med overlager” kombineres med følgende aktions-design (se nedenfor.)
Fase 4. De fleste medarbejdere venter på at forandringen går over..
.. så de kan komme tilbage til deres vante arbejdsgange. Det skal kommunikeres klart og tydeligt at forandringen er kommet for at blive. Kommunikationen skal tilrettelægges før, under og efter projektet. Den skal lede medarbejderne igennem forståelse, accept og adfærdsregulering. For ABC’ens vedkommende handler det først og fremmest om at medarbejderne forstår værdien af ABC analysen. Herefter følger en accept som vil bane vejen for at medarbejderen er villig til at ændre og/eller tilpasse sin adfærd.
Kommunikation er et helt grundlæggende element i implementeringen af ABC, som ABC Softwork har udviklet kurser og værktøjer til at understøtte i din virksomhed.
Fase 5. Byd velkommen til “ny hverdag”
Den sidste fase omhandler overgangen fra implementering til at projektet bliver en del af driften. Denne fase afspejler kvaliteten af de forudgående faser. Hvis målsætningen har været for vag, projektet har været for bredt eller kommunikationen utilstrækkelig vil det komme til udtryk i denne fase, hvor tingene skal hænge sammen for at blive optaget i driften.
For at sikre at projektet ”hænger fast” er det vigtigt at den daglige ledelse har fokus på opfølgning og kommunikation af de resultater som bliver skabt. Til dette har vi udviklet ”ABC Plakaten” og modenhedsanalysen.
Kom og bliv inspireret på workshoppen ”Nedbring dit lager” den 7. Oktober i Kolding eller den 9. Oktober i København, hvor Implementeringskonsulent Troels Kyhn Jakobsen deler sine erfaringer med forandrings- og procesledelse i ABC Softwork.